一些良好會議的要素：
- 淺顯易懂的目標。
- 清晰的達標途徑。
- 要有每個與會人對會議主題與議題有各自的想法、感受及興趣之體認。
- 參與感與賦權感──讓大家覺得是自己下的決定、能夠完成必須完成的事項。
沒有保證會議一定會成功的方法。但有些許原則，可幫助團體進行開心且成果豐碩的會議。大多數的人只要花些時間和精神，都可以學習如何主持好會議。如果團體裡有許多人有團體歷程技能，就會更能夠且更容易主持相關會議。
主持人（或稱協作者）不太像是領導人或是總裁。主持人須負責幫助團體，在既定的時間之內跑過各個議題，並進行必要的決策及準備，以順利完成事項。
主持人不能為團體做決策，但可以建議有助於團體制定計畫及進行決策的方法。如此才能讓與會成員覺得自己擁有主導權、事情有所進展，且每個人都有各自要扮演的角色。
必須強調的是，主持人是對整個團體及其工作負責，而非對團體內的各個成員負責。如果主持人本身太在意當下進行的決策，並對這些決策持有強烈意見，主持起來將會份外艱難。有時候找個外部的主持人反而對會議比較有用。
議程安排
盡可能在會議前安排議程。事後調整會比會議開始後再安排來得容易。如果在會議開始之前，對議程所知有限的話，試著透過與會成員的身分及其需求來推測可能的議題。
議程包含：
能夠凝聚向心力的事項，幫助大家釐清思緒並專注在會議上，讓所有人感覺彼此是相連的並彼此關注。例如：唱歌、靜默、簡短地提及最近大家碰到的好事等等。
議程檢視－最好能把議程寫在大張紙上或是黑板上，好讓所有成員一目瞭然。主持人可透過議程檢視，給大家機會更改既定議程並同意照著走。
主要議題－如果該會議有一個以上的議題，最好要安排優先順序。
- 盡可能從較為簡單的開始。這會給團體一種成就感與活力。
- 較艱難、較冗長與較急迫的議題為次。如果有好幾個，在議題之間安排一些簡短的休息，讓與會者恢復活力與專注力（如：伸展、唱歌、小遊戲或是廁所時間）
- 一個大議題可切分成數個小議題，一個個討論起來會比較容易。舉例來說，一個大的決策可能有好幾個部分：情況為何、我們有什麼方案、決策判斷的基準，及最後我們要選擇哪個方案。或試著在呈現議題時，提供背景資訊及說明、分成小組進行討論並安排先後順序，最後再拉回全體一起討論，也會有幫助。
- 以淺顯易懂的項目作結，讓下一次會議充滿希望。
公告
評量－這有幾個目的：提供大家機會表達自己對該次會議的感受、幫助收尾，並有助於提升未來會議的品質。
預估每項議題所需的時間。如果您的團體對時間沒什麼概念，您可以在議程上放上各項時間給大家看。如此可幫助成員注意時間及自己發言的長短。
一場會議的氣氛通常在一開始就確立了。以一股正能量開始，並把大家視為有想法、有感情的完整個體很重要。有時候唱歌有幫助──特別是在大型集會──或是簡短分享大家最近發生什麼事也可以。花在這部分的時間是值得的，因為這可創造出輕鬆且愉快的氣氛，讓與會成員能夠真誠地面對彼此。
當跑過議程上的項目後，就將它們劃掉，讓大家覺得會議有所進展、事情一一完成的感覺。
議程檢視
- 整個走過一遍議程，簡短說明會討論哪些議題及方式。
- 簡短說明既定議程的順序邏輯。
- 之後（不是之前），詢問是否有問題或意見。
- 別執著於您所提的議程，但也不要因為一個人的意見就更動──先徵詢團體意見。
- 如果提出重大的議題更動及增列，告知團體這對該次會議時間的影響，並讓他們決定如何更動，像是拿掉哪個議題或是將某些議題延到之後再討論。
- 若大家對於某個議題是否該排入議程有分歧，那就將其視為沒有共識（同意），該次會議中不排入議程。
- 切記作為主持人，您是對整個團體負責，而非對團體裡每個成員負責。
- 當議程有更動時，詢問與會成員是否願意接受──並堅持有所回應。他們必須知道當下的情況是與您一起同意下進行的──況且，這是他們的會議呀！
議程項目
- （會議前）安排人來列出所有議題
- 鼓勵有不同意見──決策越重要，就越需要完整的資訊（事實、感受及意見）。
- 預期有不同意見──若處理得當，可幫助團體找到有創意的解決方案。
- 當心太快達成的共識──測試看看，確認大家確實在重要的事項有共識。
- 別讓討論只侷限在兩個人之間，徵詢其他人的意見。畢竟，最後都是整個團隊來決定且付諸實行。
- 盡可能讓大家為自己發言就好，當援引他人言論時，要具體。不可說「某些人說」、「我們都知道」、「他們不會聽的」。若不習慣可能會覺得可怕，但透過練習會越來越上手，也有助於建立信任感。
- 留意微小的共識，並說給大家聽──可幫助大家感到有希望且有進展。
- 鼓勵大家想想新方案，並找尋互相妥協的方式。
- 碰到緊張的情況或是難有解決方法時，記得善用幽默感、肯定、恢復精力的小遊戲、更換場地、小組、靜默、點出現況（例如：「哇──感覺很緊張唷」或「看起來大家現在卡住囉」）等等。
- 當您要測試共識時，以問題的形式提出您覺得大家同意的事項。要具體：「我們是否同意未來兩個月裡，週二晚間開會，每次會議當中都會選定下次會議的主持人？」千萬不要只是提到上一句話：「你們都同意我們應該像剛剛所提的這樣做嗎？」
- 堅持要聽到回應。再次強調一遍，與會成員必須知道他們要集體做決策──且要知道他們同意了什麼東西。
- 如果您發現自已在討論中有傾向任何特定立場，最好能站回主持人的角色並採取中立，直到下個議題為止。若您認為會有利益上的衝突，也可以事先安排。
- 短暫的休息幾乎對所有的會議都有好處，恢復活力的方法有：小遊戲/小歌曲、常見的伸展運動等等。
評量
在小型會議裡（50人以下），最好能夠評量一下進行得如何（會議流程，而非內容）。簡單的形式：在一幅大張的紙或黑板上方，在左方放上一個「+」，並在右方放上一個箭頭。在+清單下，列出順利的事情。在箭頭清單下，列出具體的改善事項。別在這部份起爭執，大家都有權利表達自己的感受，每個人對不同的地方有不同的意見。一般來說幾分鐘就夠了──不要拖太久。試著以正面的評論作結。大家在習慣做評量後，會議的品質通常也會變好。(評量)
收尾
試著以開始的方式來收尾──團結感。不要有種戛然而止的感覺。一首歌、稍微靜默、圍成一圈、握手──任何可以凝聚團體並給予一種結尾的感覺都很好。(封閉圓圈)
流程觀察員
有時候有個觀察員對團體是有好處的。在衝突或轉換的時刻（例如性別歧視的言論），有個流程觀察員會有所幫助。
作為一位流程觀察員，需注意的是不可涉入團體的事務。用個記事板快速做些筆記能讓您的觀察更加精確。記得留意任何有助於團隊推展的建議或事項。一旦團體知道自己的優點後，會更容易找到進步的方法。
您可能需要的幾個具體要點：
- 當時團隊的大致氣氛是如何？輕鬆？緊張？
- 決策是怎麼進行的？
- 若有任何衝突，怎麼解決的？
- 每個人都有參與嗎？有什麼能幫助大家參與的呢？
- 團體成員彼此傾聽的程度為何？
- 團體中有任何公認的領導人嗎？
- 團體與這位主持人的互動情形如何？
- 男性與女性的參與情況是否有差異？
給予團體任何回饋的時候，請盡量給予清晰且具體的意見，大家才不會有所戒心，並清楚了解您說的是什麼。再說一遍，記得提到您在團隊中看到的優點。若您在會議之前，不讓團體知道您在進行流程觀察，大家可能會覺得生氣且有所戒心。您的貢獻可能非常寶貴，但您必須審慎地提出您觀察後的意見──小心翼翼，且鉅細靡遺。
共同主持人
兩位主持人通常有所幫助。原因如下：
- 籌備階段會有更多的資訊及想法。
- 團隊會有更多的活力（生理上及心理上）──特別是在衝突的時候或處理複雜的事項的時候。
- 若其中一位主持人在討論中有所偏頗，暫時將工作移交給另一位主持人會比較簡單。
- 共同主持可以讓更多人獲取經驗，進而成為更有技巧的主持人。
- 比較不耗精力、少壓力且較不害怕。
對於還不習慣一起工作的人來說，最好能在會議之前分清楚議程上的責任。然而，共同主持意謂著當時不在「主持」的人依然需要注意整個團隊的氣氛、說明事項及確認共識等等。
在評量一同工作的成效時，共同主持人可以彼此給予回饋與支持，並幫助彼此成長。