如何引導會議: 沒有捷徑的方法

會議是人們聚在一起做事的場合。可以是分享資訊或是進行決策,可以是好的、壞的,或不好不壞的。

一些良好會議的要素:

  • 淺顯易懂的目標。
  • 清晰的達標途徑。
  • 要有每個與會人對會議主題與議題有各自的想法、感受及興趣之體認。
  • 參與感與賦權感──讓大家覺得是自己下的決定、能夠完成必須完成的事項。

沒有保證會議一定會成功的方法。但有些許原則,可幫助團體進行開心且成果豐碩的會議。大多數的人只要花些時間和精神,都可以學習如何主持好會議。如果團體裡有許多人有團體歷程技能,就會更能夠且更容易主持相關會議。

主持人(或稱協作者)不太像是領導人或是總裁。主持人須負責幫助團體,在既定的時間之內跑過各個議題,並進行必要的決策及準備,以順利完成事項。

主持人不能為團體做決策,但可以建議有助於團體制定計畫及進行決策的方法。如此才能讓與會成員覺得自己擁有主導權、事情有所進展,且每個人都有各自要扮演的角色。

必須強調的是,主持人是對整個團體及其工作負責,而非對團體內的各個成員負責。如果主持人本身太在意當下進行的決策,並對這些決策持有強烈意見,主持起來將會份外艱難。有時候找個外部的主持人反而對會議比較有用。

 

議程安排

盡可能在會議前安排議程。事後調整會比會議開始後再安排來得容易。如果在會議開始之前,對議程所知有限的話,試著透過與會成員的身分及其需求來推測可能的議題。

 

議程包含:

能夠凝聚向心力的事項,幫助大家釐清思緒並專注在會議上,讓所有人感覺彼此是相連的並彼此關注。例如:唱歌、靜默、簡短地提及最近大家碰到的好事等等。

議程檢視-最好能把議程寫在大張紙上或是黑板上,好讓所有成員一目瞭然。主持人可透過議程檢視,給大家機會更改既定議程並同意照著走。

主要議題-如果該會議有一個以上的議題,最好要安排優先順序。

  • 盡可能從較為簡單的開始。這會給團體一種成就感與活力。
  • 較艱難、較冗長與較急迫的議題為次。如果有好幾個,在議題之間安排一些簡短的休息,讓與會者恢復活力與專注力(如:伸展、唱歌、小遊戲或是廁所時間)
  • 一個大議題可切分成數個小議題,一個個討論起來會比較容易。舉例來說,一個大的決策可能有好幾個部分:情況為何、我們有什麼方案、決策判斷的基準,及最後我們要選擇哪個方案。或試著在呈現議題時,提供背景資訊及說明、分成小組進行討論並安排先後順序,最後再拉回全體一起討論,也會有幫助。
  • 以淺顯易懂的項目作結,讓下一次會議充滿希望。

 

公告

評量-這有幾個目的:提供大家機會表達自己對該次會議的感受、幫助收尾,並有助於提升未來會議的品質。

預估每項議題所需的時間。如果您的團體對時間沒什麼概念,您可以在議程上放上各項時間給大家看。如此可幫助成員注意時間及自己發言的長短。

一場會議的氣氛通常在一開始就確立了。以一股正能量開始,並把大家視為有想法、有感情的完整個體很重要。有時候唱歌有幫助──特別是在大型集會──或是簡短分享大家最近發生什麼事也可以。花在這部分的時間是值得的,因為這可創造出輕鬆且愉快的氣氛,讓與會成員能夠真誠地面對彼此。

當跑過議程上的項目後,就將它們劃掉,讓大家覺得會議有所進展、事情一一完成的感覺。

議程檢視

  1. 整個走過一遍議程,簡短說明會討論哪些議題及方式。
  2. 簡短說明既定議程的順序邏輯。
  3. 之後(不是之前),詢問是否有問題或意見。
  4. 別執著於您所提的議程,但也不要因為一個人的意見就更動──先徵詢團體意見。
  5. 如果提出重大的議題更動及增列,告知團體這對該次會議時間的影響,並讓他們決定如何更動,像是拿掉哪個議題或是將某些議題延到之後再討論。
  6. 若大家對於某個議題是否該排入議程有分歧,那就將其視為沒有共識(同意),該次會議中不排入議程。
  7. 切記作為主持人,您是對整個團體負責,而非對團體裡每個成員負責。
  8. 當議程有更動時,詢問與會成員是否願意接受──並堅持有所回應。他們必須知道當下的情況是與您一起同意下進行的──況且,這是他們的會議呀!

 

議程項目

  1. (會議前)安排人來列出所有議題
  1. 鼓勵有不同意見──決策越重要,就越需要完整的資訊(事實、感受及意見)。
  1. 預期有不同意見──若處理得當,可幫助團體找到有創意的解決方案。
  1. 當心太快達成的共識──測試看看,確認大家確實在重要的事項有共識。
  1. 別讓討論只侷限在兩個人之間,徵詢其他人的意見。畢竟,最後都是整個團隊來決定且付諸實行。
  1. 盡可能讓大家為自己發言就好,當援引他人言論時,要具體。不可說「某些人說」、「我們都知道」、「他們不會聽的」。若不習慣可能會覺得可怕,但透過練習會越來越上手,也有助於建立信任感。
  1. 留意微小的共識,並說給大家聽──可幫助大家感到有希望且有進展。
  1. 鼓勵大家想想新方案,並找尋互相妥協的方式。
  1. 碰到緊張的情況或是難有解決方法時,記得善用幽默感、肯定、恢復精力的小遊戲、更換場地、小組、靜默、點出現況(例如:「哇──感覺很緊張唷」或「看起來大家現在卡住囉」)等等。
  1. 當您要測試共識時,以問題的形式提出您覺得大家同意的事項。要具體:「我們是否同意未來兩個月裡,週二晚間開會,每次會議當中都會選定下次會議的主持人?」千萬不要只是提到上一句話:「你們都同意我們應該像剛剛所提的這樣做嗎?」
  1. 堅持要聽到回應。再次強調一遍,與會成員必須知道他們要集體做決策──且要知道他們同意了什麼東西。
  1. 如果您發現自已在討論中有傾向任何特定立場,最好能站回主持人的角色並採取中立,直到下個議題為止。若您認為會有利益上的衝突,也可以事先安排。
  1. 短暫的休息幾乎對所有的會議都有好處,恢復活力的方法有:小遊戲/小歌曲、常見的伸展運動等等。

 

評量

在小型會議裡(50人以下),最好能夠評量一下進行得如何(會議流程,而非內容)。簡單的形式:在一幅大張的紙或黑板上方,在左方放上一個「+」,並在右方放上一個箭頭。在+清單下,列出順利的事情。在箭頭清單下,列出具體的改善事項。別在這部份起爭執,大家都有權利表達自己的感受,每個人對不同的地方有不同的意見。一般來說幾分鐘就夠了──不要拖太久。試著以正面的評論作結。大家在習慣做評量後,會議的品質通常也會變好。(評量)

 

收尾

試著以開始的方式來收尾──團結感。不要有種戛然而止的感覺。一首歌、稍微靜默、圍成一圈、握手──任何可以凝聚團體並給予一種結尾的感覺都很好。(封閉圓圈)

流程觀察員

有時候有個觀察員對團體是有好處的。在衝突或轉換的時刻(例如性別歧視的言論),有個流程觀察員會有所幫助。

作為一位流程觀察員,需注意的是不可涉入團體的事務。用個記事板快速做些筆記能讓您的觀察更加精確。記得留意任何有助於團隊推展的建議或事項。一旦團體知道自己的優點後,會更容易找到進步的方法。

 

您可能需要的幾個具體要點:

  1. 當時團隊的大致氣氛是如何?輕鬆?緊張?
  2. 決策是怎麼進行的?
  3. 若有任何衝突,怎麼解決的?
  4. 每個人都有參與嗎?有什麼能幫助大家參與的呢?
  5. 團體成員彼此傾聽的程度為何?
  6. 團體中有任何公認的領導人嗎?
  7. 團體與這位主持人的互動情形如何?
  8. 男性與女性的參與情況是否有差異?

 

給予團體任何回饋的時候,請盡量給予清晰且具體的意見,大家才不會有所戒心,並清楚了解您說的是什麼。再說一遍,記得提到您在團隊中看到的優點。若您在會議之前,不讓團體知道您在進行流程觀察,大家可能會覺得生氣且有所戒心。您的貢獻可能非常寶貴,但您必須審慎地提出您觀察後的意見──小心翼翼,且鉅細靡遺。

 

共同主持人

兩位主持人通常有所幫助。原因如下:

  1. 籌備階段會有更多的資訊及想法。
  2. 團隊會有更多的活力(生理上及心理上)──特別是在衝突的時候或處理複雜的事項的時候。
  3. 若其中一位主持人在討論中有所偏頗,暫時將工作移交給另一位主持人會比較簡單。
  4. 共同主持可以讓更多人獲取經驗,進而成為更有技巧的主持人。
  5. 比較不耗精力、少壓力且較不害怕。

 

對於還不習慣一起工作的人來說,最好能在會議之前分清楚議程上的責任。然而,共同主持意謂著當時不在「主持」的人依然需要注意整個團隊的氣氛、說明事項及確認共識等等。

在評量一同工作的成效時,共同主持人可以彼此給予回饋與支持,並幫助彼此成長。

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