如何幫助團體進行決策

想像一下,一個團體已經想出五個相當紮實的倡議提案。即使是團體中最樂觀的成員都知道他們沒辦法執行全部的提案。那這個團體該如何從幾個不同的提案中挑選呢?以下是能幫助您團體做決策的些許訣竅。

進行艱難的策略決定之訣竅

 

訣竅#1:別給各個小組太多時間產出提案

許多團體會給各個小組大量的時間來設計倡議提案,之後才回到團體來分享,此時他們也已經修改好並定案了。舉例來說,在一個策略營隊中,大家分組花個半天來調整他們的計畫。這樣常行不通,因為這時大家已經投入大量的時間到「自己的」提案了。

進行決策的目標就是大家必須放下「自己的」提案,並融入整個團體。而這也代表要放下自己的自尊心。

您可以藉由縮短大家投入一項提案的時間來幫助他們放下。之後把大家拉回來並提出他們的討論結果,並跟團體分享他們的想法──在這之後,才能再回去做更多的修改。

 

訣竅#2:避免太依賴團體討論,多利用小組討論

這在流程初期更顯重要。許多決策流程因多利用小組而更有效率。小組讓更多人可以發言、各抒己見並認真地傾聽彼此的意見。這在團體進行決策時非常有效。

取代大團體的替代方案還有:

訣竅#3:進行重大決策前,先做其他較小的決策

決策是個習慣。習慣進行小決策的團體會養成做優質決策的習慣:調解、延後評斷、傾聽、肯定,並彼此尊重。先進行較小且風險小的決策,在做重大決策時就會比較容易。

舉例來說,在策略階段中,主持人可有意為新團體設計出許多「決策」時刻,因為小細節也會有大影響:

  • 請團體決定下個休息時間長度:15分鐘?20分鐘?30分鐘?
  • 讓團體做些需要決策的實體活動,像是毛毯遊戲或任務清單 (什麼是策略:毯子遊戲, 如何讓大家參與其中)
  • 給團體決定選擇下個倡議的五個標準,或是給團體決定下個倡議的三個重要議題為何

 

訣竅#4:隨時隨地確認共識範圍

主持人應隨時注意團體是否快取得共識了。在倡議造勢中,各個工作小組回到大團體來分享倡議點子。舉個例子,如上面的情境,儘管各自提出不同的計劃,各組回來時,也可能會有同樣的目標和至少兩個類似的手法。這值得主持人立即給予肯定。這讓該團體因有共同的想法與價值而充滿動力。知道彼此有著類似的想法讓該團體保有凝聚力。

 

決策#5:實行前,先「測試」決策

決策不是一下子的,而是每個團體在前進時的一連串步驟。每個步驟都需要大家了解彼此的想法。大團體討論做得到,但有個更快速的方法就是名叫點民主的小活動。

帶點民主活動:將每個不同的倡議名稱放到牆上。之後給每個人三個貼紙(這小活動中多是用小圓點貼紙,這也是「點民主」的名稱由來)或一支馬克筆(用來畫點點)。然後大家就開始在他們喜歡的倡議旁貼貼紙或畫點點──類似投票或民意調查的方式。您可以給同個倡議投好幾次票、分散點點給不同的活動,或是完全不投票。

這套流程對大多數的團體很有幫助,因為這能讓各個成員思考自己的優先順序,並看出整個團體的思考脈絡。這並不是最終決定,因為這只是讓團體了解各個成員的想法,讓團體在進行決策前,先「測試」一下。

為某個倡議造勢下決定就夠困難了,但如果團體因為其他事情而起了爭執──可能發生內鬨、人際衝突或權力分配出了問題──這就麻煩了。盡可能先處理掉這些問題,再進行活動的決策。若您沒有辦法,那就盡全力在決策時排除這些問題的影響。若您不處理,整個活動可能會因為這些問題而備受影響。若有必要,採用下方的衝突處理措施:

  • 自由發言,讓成員公開地表達自己在意的問題,讓整個團隊知道。
  • 若只是高度緊繃的情況,使用團隊類型或其他工具,讓大家能夠善用幽默及輕鬆氣氛來說出團體內的歧異。
  • 做一場魚缸活動,讓(似乎相當排斥對方的)兩個人來到中間並坐在一起。藉由團體的關愛與關注,請他們溝通並試圖釐清問題。這樣可以讓每個人有機會聽到團體內不同的意見,而且常常會因此發現一些原先沒注意到的解決辦法。
  • 到外面討論,跟著調解人或與其他適合的人到場外討論。

 

善用這些訣竅,以下是一場2小時的提案決策過程之範例(假設都已經有幾個不同的提案了):

  • 對大團體簡報各個倡議提案(15分鐘)
  • 小團體採輪流的方式,分別了解各個倡議提案,檢視提案、提問並給予回饋(30分鐘)
  • 點民主:您想選什麼倡議造勢?(10分鐘)
  • 休息時間(10~20分鐘?請團體自行決定長度)
  • 大團體:檢視點民主的結果,詢問大家有什麼意見(10分鐘)
  • 小團體:現在想想,你覺得團隊要做什麼呢?(15分鐘)
  • 大團體:最終決策(20分鐘)
  • 以整個團體彼此感謝及肯定作結

如何引導會議: 沒有捷徑的方法


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