利用任務目錄來分派任務
這真是金玉良言──對我們來說非常真切。那我們該如何分派工作出去，好讓其他人參與呢？有個工具能協助我們達成此目的：任務目錄
任務目錄明列出讓一個活動成功的必要工作。我們有些人可能天生就會這樣做；但如果我們不知道如何讓其他人參與，可能是因為我們沒有一紙清單，清楚列出我們可以分派出去的任務。
首先，先從回答以下問題開始：
- 您要籌畫的活動為何？
- 活動結束後所欲達成的目的為何？
- 任務目標如：讓50個人聯絡一位市議員；還有歷程目標：讓民眾更清楚城市法規的審議程序。
- 讓活動順利進行的任務為何？
- 列出完整的目錄，將大任務切分成非常具體的小任務
- 於紙的左方列出必要的任務；於紙的右方列出有用但非必要的任務
您現在手上有了任務目錄，就待任務完成並順利舉辦活動──目錄上分列著必要任務及非必要任務。這有助於確認在關注到其他更有趣但非重要的地方之前，您是否已先列入籌辦時最重要的事項。
最後一個步驟──抑或是最重要的步驟──就是圈選出有助於領導力發展的項目。想想看您的團隊中誰可能準備好可以承接更有挑戰性的任務。想想看有誰在任務中可能沒那麼可靠，可以給予他們其他較為簡單的任務。
您可以在團隊會議中利用任務目錄來分派任務──同時也可以是一個讓大家討論如何能讓更多人參與的絕佳機會！
如果您能一直照著做的話，就會有越來越多的人進行不同任務──建立群體力量、吸引更多人參與，並為群眾培力，以迎接未來更大的挑戰！
任務目錄範例
活動：年度晚宴暨頒獎典禮
目標：激勵會員、表彰成就、凝聚社區向心力
| 必要任務 大任務：準備晚宴及美食 子任務：準備相關紙張、物品及飲品 子任務：當天擺好桌椅 子任務：烹調食物大任務：販售晚宴票券 子任務：印出票券 子任務：透過電話或現場售票 子任務：送出晚宴宣傳資訊大目標：頒獎典禮 子任務：找到能炒熱活動的頒獎人 子任務：製作獎項、獎狀 子任務：致電確認受獎人出席狀況 |
有加分效果但非必要的任務 任務：確認當地的樂團是否可以演出任務：準備並放上相關裝飾任務：為晚宴準備遊戲任務：為當地贊助人設計手冊 |
最後一步就是圈選其他人可以進行的項目。
任務表單目錄
活動: ___________________________________
目標: ___________________________________
第一步、找出須完成的任務
| 必要任務
|
有加分效果但非必要的任務 |
第二步、圈選出您可分給其他人進行的項目
第三步、將圈選之任務分派出去 （您的工作就是追蹤並支援工作進度，以使大家能順利完成任務）