如何讓大家參與其中

一名年輕的主辦人詢問如何成為一個更優秀的主辦人。一位年長的主辦人回道:「你真自私──你把所有工作攬在身上自己做。但其他人想要參與並幫忙。他們需要的是你更願意放手並分派有意義的工作給他們,好讓他們對團體有歸屬感。

所需時間: 10-20 分钟 群體大小: 5-30 人

利用任務目錄來分派任務

這真是金玉良言──對我們來說非常真切。那我們該如何分派工作出去,好讓其他人參與呢?有個工具能協助我們達成此目的:任務目錄

任務目錄明列出讓一個活動成功的必要工作。我們有些人可能天生就會這樣做;但如果我們不知道如何讓其他人參與,可能是因為我們沒有一紙清單,清楚列出我們可以分派出去的任務

首先,先從回答以下問題開始:

  • 您要籌畫的活動為何?
  • 活動結束後所欲達成的目的為何?
  • 任務目標如:讓50個人聯絡一位市議員;還有歷程目標:讓民眾更清楚城市法規的審議程序。
  • 讓活動順利進行的任務為何?
  • 列出完整的目錄,將大任務切分成非常具體的小任務
  • 於紙的左方列出必要的任務;於紙的右方列出有用但非必要的任務

您現在手上有了任務目錄,就待任務完成並順利舉辦活動──目錄上分列著必要任務及非必要任務。這有助於確認在關注到其他更有趣但非重要的地方之前,您是否已先列入籌辦時最重要的事項。

最後一個步驟──抑或是最重要的步驟──就是圈選出有助於領導力發展的項目。想想看您的團隊中誰可能準備好可以承接更有挑戰性的任務。想想看有誰在任務中可能沒那麼可靠,可以給予他們其他較為簡單的任務。

您可以在團隊會議中利用任務目錄來分派任務──同時也可以是一個讓大家討論如何能讓更多人參與的絕佳機會!

如果您能一直照著做的話,就會有越來越多的人進行不同任務──建立群體力量、吸引更多人參與,並為群眾培力,以迎接未來更大的挑戰!

 


任務目錄範例

活動:年度晚宴暨頒獎典禮

目標:激勵會員、表彰成就、凝聚社區向心力

必要任務
大任務:準備晚宴及美食
子任務:準備相關紙張、物品及飲品
子任務:當天擺好桌椅
子任務:烹調食物大任務:販售晚宴票券
子任務:印出票券
子任務:透過電話或現場售票
子任務:送出晚宴宣傳資訊大目標:頒獎典禮
子任務:找到能炒熱活動的頒獎人
子任務:製作獎項、獎狀
子任務:致電確認受獎人出席狀況
有加分效果但非必要的任務
任務:確認當地的樂團是否可以演出任務:準備並放上相關裝飾任務:為晚宴準備遊戲任務:為當地贊助人設計手冊

最後一步就是圈選其他人可以進行的項目。


任務表單目錄

活動: ___________________________________

目標: ___________________________________

第一步、找出須完成的任務

必要任務

       

 

有加分效果但非必要的任務

第二步、圈選出您可分給其他人進行的項目

第三步、將圈選之任務分派出去 (您的工作就是追蹤並支援工作進度,以使大家能順利完成任務)


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