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線上會議可以很好玩!在此提供讓您的會議變得刺激、有效且有教育意義的一些方法。

會議──無論是線上或面對面──就是使用寶貴的時間。唯有清楚知道開會的原因及其目標,您才需要安排一場會議。若您有一場一小時的30人會議,那就等同於30個小時!如果浪費了,就是浪費這麼多時間。要在線上會議中減少浪費的時間,切記要:

  • 開會之前先測試線上系統(Skype/電話會議系統/Google Hangout),試著多了解所用的系統,您才用得上手,且能跟其他人說明如何使用。
  • 教大家使用「靜音」鈕──特別是大團體──讓他們習慣不說話時就靜音。
  • 若您要開很多線上會議,鼓勵大家使用耳機,因為Skype和許多語音會議沒有耳機的話,就會有許多討人厭的回音。
  • 與其詢問「誰對這個有什麼想法?」您可使用一些機制,像是輪流發言(如下說明)或小組。當他們使用輪流發言時,請大家養成習慣,點下一個要發言的人(「那現在換哈金斯…」),不要等主持人關掉靜音出聲,插入說「哈金斯,你準備好了嗎?」如果他們忘記下一位是誰,他們結束時可以說「搞定」,清楚告訴大家他說完了。

大家是透過表現來學習,而不是聽別人說話,所以讓大家盡量地參與。

舉個例子,與其花30分鐘講述一個時間管理的技巧,一個氣候變遷組織決定直接讓大家試試看。他們只用開頭的10分鐘做簡短的說明,然後給大家10分鐘的機會,在小組內練習這個工具,然後在下一個10分鐘彼此分享剛剛的經驗。同樣的時間,效果卻遠大於大家只是聽聽而已。

給您多一點資源,以下是簡單的議程,幫助您創建出自己的線上會議:

會議之前
  • 確保有時間與地點的會議通知都已寄出給大家(還有他們所需的技術工具)。
  • 會前安排好議程(若方便的話,寄給大家)。
集合時間

5~15分鐘,視您的團體而定)

    • 比預定時間早幾分鐘上線,好測試相關的技術規格。
    • 當成員加入時,歡迎他們,並注意已經上線或還沒上線的成員(以決定何時開始)。
  • 在大型團體中,指定第二個人,以避免技術問題影響會議。
暖身/了解彼此

繞一圈10~15分鐘)

給大家報到或了解彼此的方式,例如:

  • 請每個人誠心地分享,像是他們最近如何、從自己工作得到的教訓,或他們工作時感到驕傲的一件事。
  • 請大家分享一件蠢事。(「如果你是一種植物,你會想當什麼植物,為什麼…」)
議程檢視 這接在暖身之後,這樣若有人遲到的話,您就不用一直重複說明議程:

檢視此次會議的目標。

若您需要為這次會議做紀錄,請確定有人負責做紀錄。

團隊建立活動 若有時間或對您的目標有所幫助的話,您不妨加個團隊建立活動。像是:

  • 建立一個線上圓圈請每個人在一張紙上畫一個圓圈。幫每個與會成員在「圓圈」上找個位子,詢問大家想坐在時鐘上面的哪個號碼來決定各自的位子。(這可以用做輪流發言及選擇對象的工具。)您也可以透過Google簡報的繪圖工具來畫出一個線上圓圈,在這圓圈上所有人都有各自的位子,例如:

 

議程項目
  • 盡可能從較為簡單的開始。這會給團體一種成就感與活力。
  • 較艱難、較冗長及較急迫的議題為次。如果有好幾個,在議題之間安排一些簡短的休息,以恢復活力與專注力(如:伸展、唱歌、小遊戲或是廁所時間)。
  • 一個大議題可切分成數個小議題,一個個討論起來會比較容易。或者在呈現議題時,試著提供背景資訊及說明、分成小組進行討論並安排先後順序,最後再拉回全體一起討論,也會有幫助。
  • 以簡短且容易的項目作結,讓下一次充滿希望。
宣佈/ 結尾/ 評量
  • 視您的目標而定,您或許需要一些時間,做宣佈及進行評量,好讓大家針對該次會議表達自己的感受及學習如何在未來有更好的會議品質。
    評量應該在工作坊結束前立即施作,這樣大家才不會在之後忘記填寫,或是忘記活動一些重要的細節。 評量
  • 盡量提早幾分鐘結束──早幾分中結束會議可以給大家有餘裕及活力的感覺。

 

 


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